Updated AIM Quick Guide: Donation Boxes In Museums
Since its initial launch in 2015, the AIM Quick Guide to ‘Donation Boxes in Museums’ has often been cited by our members in feedback surveys as one of the most useful AIM resources. There is now an updated version of this guide which can be used by all sizes of museum to help encourage onsite donations and meet your fundraising objectives.
Six Ways To Reduce Water Consumption In A Museum
With the colder months approaching, if your museum needs energy saving or purchasing advice, please don’t forget that joining the AIM Energy Action Group is free for all members. Working in partnership with Touchstone Services, the AIM Energy Action Group is providing a way for museums and heritage attractions of all sizes to review energy bills and work with an energy management company for free.
New Code Of Fundraising Practice Comes Into Effect
On 1 October, the new Code of Fundraising Practice came into effect and it contains the standards expected of all charitable fundraising organisations across the UK. The changes to the code were first announced in June 2019, when the regulator launched the new version as a downloadable PDF. This is the first major redraft of the code in almost a decade, following a consultation in autumn 2018.
New Course Aims To Help More Young BAME Women Become Charity Trustees
‘Beyond Suffrage’ is a 12-week trustee development programme for women of colour aged between 18 and 25. Attendees will receive training and support to help them become a trustee on a charity board and training modules will be taught in the evening via live online classroom sessions. Applications close 9 December.
Finance Count – Now FREE To Charity Finance Group Members
CFG has launched Finance Count 2019/20, a unique financial benchmarking tool designed specifically for charities. This useful tool is free for members of CFG and all AIM members can take advantage of free CFG membership by clicking here.
Association Of Chairs Publish New Guides To Help Trustees Work More Effectively Together
AoC has just launched a new series of guides called ‘working with trustees. The series aims to help Chairs work more effectively with their trustee team, improving the effectiveness of their board and their charity. The guides have been created in response to feedback from Chairs that getting the best out of a disparate group of individuals and managing difficult relationships are some of the biggest challenges they face.
Your Charity’s Constitution – A New Guide
And AoC have also recently published a new guide called ‘Your charity’s constitution’. You can download the guide if you are a member of the Association of Chairs or part of their free Beacon programme.
NCVO Launches Free Online Safeguarding Guides For Charities
NCVO has launched a range of free online safeguarding resources, in conjunction with several other charities, to outline how voluntary organisations can prevent beneficiaries, staff and others from suffering harm.
Scottish Charities Back Governance Kitemark
The majority of Scottish charities believe a kitemark for good governance would help to increase public confidence in the charity sector, says a report in Third Force News. At a recent event series hosted by consultancy firm RSM – which welcomed more than 70 Scottish charities to events in Edinburgh, Glasgow and Lerwick – almost three quarters (73%) of all charities said that a kitemark would be a helpful tool for the sector.
Don’t Forget Trustees’ Week is Coming Soon
Trustees’ Week takes place this year from 4 – 8 November and is an annual event to showcase the great work that trustees do and highlight opportunities for people from all walks of life to get involved and make a difference. Find out how to get involved here.
Get Ready For Museum Shop Sunday
Now in its third year, Museum Shop Sunday celebrates the unique and exciting shops which play such a vital role in helping arts, cultural and heritage attractions to survive and thrive. On Sunday 1 December 2019 over 1,200 cultural venues worldwide will be putting on special events such as gin sampling, food tasting, meet the maker, book signings and craft activities with special offers and discounts.
Audit Committee Training
This course run by Charity Finance Group introduces the main functions of audit committees and discusses their role in charities. It is a combination of presented material and discussion time. Runs 6 November in London
Webinar: Top Tips for Good Governance
Good governance is essential to the success of charities, but it can be difficult to stay on top of your responsibilities as a trustee. This practical webinar from WCVA will focus on solutions, offering top tips for good governance and information on the latest tools and resources to support trustees. Runs 7 November from 2-3pm online
Finance For Trustees
This one-day training course will provide you with knowledge and confidence to monitor and question financial information and make major decisions jointly with others regarding financial planning and major expenditure for your charity. Runs 19 November in London.
AIM Hallmarks Awards
AIM members in England can now apply for a grant of up to £12,000 through the AIM Hallmarks Awards. Funded by Arts Council England through AIM’s National Portfolio Organisation funding, the AIM Hallmarks Awards are available in two strands: Main grants of £4000 to £12000 and Small grants of £3000 – £6000. Applications close 20 November.
Special Pot Of £7.5 Million To Celebrate National Lottery 25th Birthday
The National Lottery Community Fund has revealed that it will be making a special £7.5 million pot of funding available to mark The National Lottery’s 25th birthday. It will be open to applications in November, with further details to come on how to apply.
In each edition of the AIM Heritage Trustee newsletter, we feature a Trustee or Chair from an AIM member museum and put them in the spotlight to find out more about them and the museum that they represent. In this edition, we have a chat with Hilary McGowan, a Trustee at Bletchley Park.
There are many reasons for becoming a Trustee: for some, it’s a worthwhile pursuit during retirement and for others, a route into gaining experience and insights to progress a career, but for Hilary McGowan, becoming a Trustee at the world-famous Bletchley Park provided something that she couldn’t resist – the opportunity to take on a new challenge and to use her skills to make a positive difference at this historic site.
“No one on the Board at that time had worked in a museum…so I knew they needed me!” Hilary confirms, smiling. “I visited the site and realised that I could make a difference as it was desperately in need of investment and professionalisation. The Director needed a voice on the Board to support his plans and I knew I could provide this.”
“I had been a Trustee of the Museums Association for many years but wanted a different challenge. Bletchley Park seemed to fit the bill. I told my friends what I was looking for, so it was flattering to be asked by the then Chairman…in those days we didn’t openly recruit!”
Many AIM members will already be familiar with Hilary. Known throughout the sector as a highly experienced consultant and a regular delegate at AIM National Conference, this affable and determined lady has contributed to the museum and heritage sector for decades and she frequently undertakes work on behalf of AIM as part of the Prospering Board Programme.
But a working life in sector is not enough for the energetic Hilary, as she explains: “Making a difference, using my skills and experience to benefit a museum and learning more about WWII (I’m an 18th century historian by background) is what I most enjoy about being a Trustee and knowing we give people pleasure when they visit. I’m very proud of our staff and volunteers and what we have achieved.”
It’s evident that Hilary relishes her Trustee role at Bletchley Park and this passion shone through the exhilarating joint session that she gave with Bletchley’s CEO, Iain Standen, at AIM conference this year. The session showcased how Bletchley Park was transformed from a quaint and quirky site to a vibrant, high quality and educational heritage attraction and was warmly received by AIM delegates. So how does she support the museum throughout the year?
“As Trustees we set the strategic priorities of the museum and we support the executive to do their job. As the only curator on the Board, I also have a role in educating other trustees in what museums are, need and can achieve. And from my day job, I can give examples or contacts as relevant. As a result, we now have a great network of like-minded museums at similar stages of development so we can benchmark ourselves and share experience.”
You would assume that with all her years of experience that there is not much left for Hilary to discover, but Hilary enjoys discovering new ways of working – so what has been the single biggest lesson she has learnt in her time as a Trustee? “Being a Trustee is very different from being an employee or a consultant, as you’re operating at a strategic level,” she explains. “You don’t ‘do’, but you advise, support and warn [a bit like the Queen!!] So, it takes a bit of getting used to; if you’re new, then give it time for you to feel settled.”
And for new heritage Trustees or for people considering becoming one – does Hilary have any advice? She thinks for a moment before replying: “Some museums will be a good fit for you, but just because they need your skills, make sure it feels right. If you’re encouraged to apply, don’t just do it if as you feel flattered, make sure it is right for you. Bear in mind the geography too as even if you’re getting travel expenses, you will be spending a lot of time going to and fro and it’s your own time.”
As always, that is sound advice from the ever-pragmatic Hilary. As we leave the interview, I ask her if there is anything that she would like to add about being a heritage Trustee. “It is great experience and allows you to put something back into the sector,” she says smiling, “this is a bit of a cliché, but it is so worthwhile. Encourage your staff to serve as trustees also as it’s great CPD.”
Canllaw Cyflym AIM wedi’i ddiweddaru: Blychau Rhodd mewn Amgueddfeydd
Ers ei lansiad cychwynnol yn 2015, mae Canllaw Cyflym AIM ar ‘Flychau Rhodd mewn Amgueddfeydd’ wedi cael ei ddisgrifio yn aml gan ein haelodau mewn arolygon adborth fel un o adnoddau mwyaf defnyddiol AIM. Erbyn hyn, mae fersiwn mwy diweddar o’r canllaw sydd i’w ddefnyddio gan amgueddfeydd o bob maint er mwyn helpu i annog rhoddion ar y safle ac ateb eich nodau codi arian.
Chwech ffordd o Leihau Defnydd Dŵr mewn Amgueddfa
Gyda misoedd oer y flwyddyn yn dod, os oes angen cyngor arbed neu brynu ynni, peidiwch ag anghofio os gwelwch yn dda, bod ymuno â Grŵp Gweithredu Ynni yn ddi-dâl i bob aelod. Drwy weithio mewn partneriaeth â Touchstone Services, mae Grŵp Gweithredu Ynni AIM yn darparu ffordd i amgueddfeydd ac atyniadau treftadaeth o bob maint adolygu biliau ynni a gweithio gyda chwmni rheoli ynni am ddim.
Côd Ymarfer Codi Arian Newydd yn dod i rym
Ar 1 Hydref, daeth y Côd Ymarfer Codi Arian i rym ac mae’n cynnwys y safonau a ddisgwylir gan bob sefydliad codi arian elusennol ar hyd a lled y DU. Cyhoeddwyd y newidiadau i’r côd yn gyntaf ym Mehefin 2019, pan lansiwyd y fersiwn newydd gan y rheoleiddiwr fel pdf i’w lawrlwytho. Dyma’r diweddariad cyntaf i’r côd mewn bron i ddegawd, yn dilyn ymgynghoriad yn hydref 2018.
Teitlau Cyrsiau Newydd â’r Nod o Helpu i Ragor o Fenywod Ifainc BAME ddod yn Ymddiriedolwyr Elusen
Rhaglen i ddatblygu ymddiriedolwyr yw ‘Beyond Suffrage’ i fenywod o leiafrifoedd ethnig rhwng 18 a 25 oed. Bydd y bobl sy’n mynychu yn cael hyfforddiant a chymorth i’w helpu i ddod yn ymddiriedolwyr ar fwrdd elusen a bydd modiwlau hyfforddi yn cael eu dysgu min nos mewn sesiynau dosbarth byw arlein. Y dyddiad cau ar gyfer ymgeisio yw 9 Rhagfyr.
Finance Count – Nawr yn DDI-DÂL i Aelodau o’r Grŵp Ariannol Elusen (CFG)
Mae CFG wedi lansio Finance Count 2019/20, offeryn meincnodi ariannol unigryw sydd wedi’i ddylunio yn arbennig i elusennau. Mae’r offeryn defnyddiol hwn yn ddi-dâl i aelodau o CFG a gall pob aelod o AIM fanteisio ar aelodaeth ddi-dâl o CFG drwy glicio yma.
Cymdeithas y Cadeiryddion (AoC) yn Cyhoeddi Canllawiau Newydd i Helpu i Ymddiriedolwyr Weithio’n Fwy Effeithiol Gyda’i Gilydd
Mae AoC newydd lansio cyfres newydd o ganllawiau o’r enw ‘gweithio gydag ymddiriedolwyr’. Nod y gyfres yw helpu i gadeiryddion weithio’n fwy effeithiol gyda’u tîm o ymddiriedolwyr, gan wella effeithlonrwydd eu bwrdd a’u helusen. Mae’r canllawiau wedi eu creu mewn ymateb i adborth gan Gadeiryddion sydd yn dweud mai cael y gorau o grŵp anghydweddol o unigolion a rheoli perthynasau anodd yw rhai o’r heriau mwyaf y maent yn eu wynebu.
Cyfansoddiad eich Elusen – Canllaw Newydd
Ac mae AoC yn ddiweddar wedi cyhoeddi canllaw newydd o’r enw ‘Cyfansoddiad eich Elusen’. Cewch lawrlwytho’r canllaw os ydych yn aelod o Gymdeithas y Cadeiryddion neu yn rhan o’u Rhaglen Beacon ddi-dâl.
NCVO yn Lansio Canllawiau Diogelu Arlein i Elusennau
Mae NCVO wedi lansio amyrwiaeth ddi-dâl o adnoddau diogelu arlein, ar y cyd â nifer o elusennau eraill, i amlinellu sut y gall sefydliadau gwirfoddol atal buddiolwyr, staff ac eraill rhag dioddef o niwed.
Elusennau yn yr Alban yn Cefnogi Nod Barcud Llywodraethu
Mae’r mwyafrif o elusennau yr Alban yn credu y bydd nod barcud ar gyfer llywodraethu da yn helpu i gynyddu hyder y cyhoedd yn y sector elusennol, yn ôl adroddiad yn y Third Force News. Mewn cyfres ddiweddar o ddigwyddiadau a gynhaliwyd gan gwmni ymgynghori RSM – a oedd yn croesawu mwy na 70 o elusennau o’r Alban i ddigwyddiadau yng Nghaeredin, Glasgow a Lerwick – dywedodd tri chwarter (73%) o’r elusennau i gyd y bydd nod barcud yn gymorth i’r sector.
Peidiwch ag Anghofio bod Wythnos yr Ymddiriedolwyr yn Dod yn Fuan
Mae Wythnos yr Ymddiriedolwyr yn digwydd eleni o 4-8 Tachwedd sef digwyddiad blynyddol i arddangos gwaith gwych ymddiriedolwyr ac amlygu cyfleoedd i bobl o bob math o gefndiroedd a bywydau i gyfranogi a gwneud gwahaniaeth. Am wybodaeth ar sut y gyfranogi cliciwch yma.
Byddwch yn Barod ar gyfer Sul Siopa Amgueddfeydd
Yn ei thrydydd blwyddyn erbyn hyn, mae Sul Siopa Amgueddfeydd yn dathlu’r siopau unigryw a chyffrous sydd yn chwarae rôl mor hanfodol mewn helpu i atyniadau celfyddydol a threftadaeth i oroesi a ffynnu. Ar Ddydd Sul 1 Rhagfyr 2019 bydd dros 1,200 o safleoedd diwylliannol dros y byd yn cynnal digwyddiadau arbennig fel blasu gin, blasu bwyd, cwrdd â’r gwneithurwr, sesiynau arwyddo llyfrau a gweithgareddau crefftio gyda chynigion a disgowntiau arbennig.
Hyfforddiant Pwyllgor Archwilio
Cynhelir y cwrs hwn gan Grŵp Cyllido Elusennau ac mae’n cyflwyno prif swyddogaethau pwyllgorau archwilio ac yn trafod eu rôl mewn elusennau. Mae’n gyfuniad o ddeunydd wedi ei gyflwyno ac amser trafod. Mae’n rhedeg o 6 Tachwedd yn Llundain
Webinar: Pwyntiau Cyngor ar Lywodraethu Da
Mae llywodraethu da yn hanfodol i lwyddiant elusennau, ond gallai fod yn anodd i gyflawni eich cyfrifoldebau fel ymddiriedolwr. Bydd y webinar ymarferol hwn o WCVA yn canolbwyntio ar ddatrysiadau, yn cynnig sïon sicr ar lywodraethu da a gwybodaeth ar yr offer a’r adnoddau diweddaraf i gefnogi ymddiriedolwyr. Mae’n rhedeg o 7 Tachwedd o 2-3yh arlein
Cyllid i Ymddiriedolwyr
Bydd y cwrs hyfforddi un-diwrnod hwn yn eich darparu gyda’r wybodaeth a’r hyder i fonitro a chwestiynu gwybodaeth ariannol a gwneud penderfyniadau mawr ar y cyd ag eraill am gynllunio ariannol a gwario mawr i’ch elusen. Mae’n rhedeg o 19 Tachwedd yn Llundain.
Gwobrau Hallmarks AIM
Gall aelodau AIM yn Lloegr yn awr ymgeisio ar gyfer grant o hyd at £12,000 trwy wobrau Hallmarks AIM. Mae’r Gwobrau, sydd wedi eu hariannu gan Gyngor Celfyddydau Lloegr drwy gyllido Sefydliad Portffolio Cenedlaethol AIM, ar gael mewn dau faes: Prif grantiau o £4000 i £12000 a grantiau Bach o £3000 – £6000. Y dyddiad cau ar gyfer ymgeisio yw 20 Tachwedd.
Cronfa Arbennig o £7.5 Miliwn i Ddathlu Penblwydd y Loteri Genedlaethol yn 25 oed
Mae Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol wedi datgelu y byddai’n gwneud cronfa arbennig o £7.5miliwn ar gael i ddathlu Penblwydd y Loteri Genedlaethol yn 25 oed. Byddai’n agor i geisiadau ym mis Tachwedd, gyda rhagor o fanylion i ddod ar sut i ymgeisio.
Ymhob rhifyn o’r Cylchylythyr Ymddiriedolwyr Treftadaeth, byddwn yn cynnwys proffil o Ymddiriedolwr neu Gadeirydd, gan ddarganfod rhagor amdanynt a’r amgueddfa y maent yn ei chynrychioli. Y tro hwn, rydym yn sgwrsio â Hilary McGowan, Ymddiriedolwr yn Bletchley Park.
Mae llawer o resymau dros fod yn Ymddiriedolwr: i rai, mae’n weithgaredd pwysig adeg ymddeol, ac i eraill mae’n ffordd o gael profiad a mewnwelediad i ddatblygu gyrfa, ond i Hilary McGowan, roedd dod yn Ymddiriedolwr yn y byd-enwog Bletchley Park yn rhoi rhywbeth nad oedd yn bosib ei wrthod – y cyfle i fynd i’r afael â her newydd ac i ddefnyddio ei sgiliau i wneud gwahaniaeth gadarnhaol ar y safle hanesyddol.
“Doedd neb ar y Bwrdd ar y pryd wedi gweithio mewn amgueddfa…felly roeddwn yn gwybod bod lle i mi!” meddai Hilary, weth wenu. “Ar ôl ymweld â’r safle, sylweddolais fy mod i’n gallu gwneud gwahaniaeth gan fod angen hanfodol ar gyfer buddsoddiad a phroffesiynoli. Roedd angen llais ar y Bwrdd ar y Cyfarwyddwr er mwyn cefnogi ei gynlluniau ac roeddwn yn gwybod fy mod i’n gallu darparu hyn.”
“Roeddwn i wedi bod yn Ymddiriedolwr o Gymdeithas yr Amgueddfeydd am nifer o flynyddoedd ond roeddwn yn edrych am her wahanol. Roedd Bletchley Park yn apelio yn fawr. Dywedais wrth fy ffrindiau am beth roeddwn yn chwilio amdano, felly roeddwn wrth fy modd pan ofynnodd Cadeirydd y pryd wrthyf… ar yr adeg honno, doedd recriwtio agored ddim yn digwydd!”
Bydd llawer o aelodau o AIM yn barod yn gyfarwydd â Hilary. Mae’n cael ei hadnabod trwy gydol y sector fel ymgynghorydd profiadol ac fel cynrychiolydd rheolaidd yng Nghynhadledd Genedlaethol AIM, ac mae’r fenyw gyfeillfar a phenderfynol hon wedi cyfrannu at y sector amgueddfeydd a threftadaeth ers degawdau, ac mae’n gwneud gwaith yn aml ar ran AIM fel rhan o’r Rhaglen Byrddau sy’n Ffynnu.
Ond nid yw bywyd gwaith yn y sector yn ddigon i Hilary sydd mor egnïol, sydd yn egluro: “Gwneud gwahaniaeth, defnyddio fy sgiliau a phrofiad er mwyn i amgueddfa fanteisio, a dysgu rhagor am yr Ail Ryfel Byd (mae gen i gefndir fel hanesydd 18fed ganrif) yw’r pethau dwi’n eu mwynhau fwyaf am fod yn Ymddiriedolwr, a gwybod ein bod yn rhoi pleser i bobl wrth iddynt ymweld. Dwi’n falch iawn o’n staff a’n gwirfoddolwyr a beth ‘rydym wedi ei gyflawni.”
Mae’n amlwg fod Hilary wrth ei bodd gyda’i rôl yn Bletchley Park ac roedd ei hangerdd yn disgleirio yn ystod y sesiwn a chyflwynwyd ar y cyd ganddi gyda CEO Bletchley, Iain Standen, yng Nghynhadledd AIM eleni. Roedd y sesiwn yn arddangos sut y cafodd Bletchley Park ei thrawsnewid o safle hen ffasiwn a hynod i atyniad treftadaeth addysgiadol, o ansawdd uchel, ac roedd cynrychiolwyr AIM a oedd yn bresennol yn croesawu’r sesiwn yn gynnes. Felly, sut mae’n cefnogi’r amgueddfa trwy gydol y flwyddyn?
“Fel Ymddiriedolwyr rydym yn gosod blaenoriaethau strategol yr Amgueddfa ac yn cynorthwyo’r weithrediaeth i wneud eu swydd. Fel yr unig guradur ar y bwrdd, mae gen i rôl hefyd mewn addysgu ymddiriedolwyr eraill ar beth yw amgueddfeydd, beth sydd angen arnynt a beth y gallent gyflawni. Ac o fy swydd bob dydd, ‘dwi’n gallu rhoi enghreifftiau neu bwyntiau cyswllt yn ôl beth sy’n berthnasol. Fel canlyniad, erbyn hyn mae gennym rwydwaith arbennig o amgueddfeydd â safbwyntiau tebyg sydd ar bwynt tebyg o ddatblygiad fel ein bod yn gallu meincnodi ein hunain a rhannu profiad.”
Byddwch yn tybio, gyda’i holl flynyddoedd o brofiad, nad oes llawer ar ôl i Hilary ddarganfod, ond mae’n mwynhau dysgu am ffyrdd newydd o weithio – felly beth yw’r gwers mwyaf y mae hi wedi ei ddysgu yn ystod ei hamser fel Ymddiriedolwr? “Mae bod yn Ymddiriedolwr yn wahanol iawn i fod yn gyflogai neu yn ymgynghorydd, gan eich bod yn gweithredu ar lefel strategol,” eglurodd Hilary. “Dydych chi ddim yn ‘gwneud’, ond rydych yn cynghori, cynorthwyo a rhybuddio [yn debyg i’r Frenhines!!] Felly mae’n cymryd amser i addasu; os ydych yn newydd, yna rhowch gyfle i chi’ch hun i setlo a theimlo’n gyfforddus.”
Ac i Ymddiriedolwyr treaftdaeth newydd neu bobl sydd yn ystyried dod yn un – oes gan Hilary unrhyw gyngor? Mae’n meddwl am ychydig cyn ymateb: “Byddd rhai amgueddfeydd yn eich gweddu’n dda, ond er bod angen eich sgiliau arnynt, sicrhewch eich bod yn teimlo’n iawn. Os ydych yn cael eich hannog i ymgeisio, peidiwch â gwneud hyn gan eich bod yn teimlo’n falch, sicrhewch ei fod yn iawn i chi. Ystyriwch ddaearyddiaeth hefyd, oherwydd hyd yn oed os ydych yn cael treuliau teithio, byddwch yn treulio llawer o amser yn teithio yma a thraw yn eich amser eich hun.”
Fel bob amser, mae hyn yn gyngor da gan Hilary sydd bob amser yn pragmatig. Wrth i ni adael y cyfweliad, rydw i’n gofyn wrthi os oes ganddi unrhyw beth arall i ychwanegu am fod yn Ymddiriedolwr traftadaeth. “Mae’n brofiad gwych, ac mae’n caniatau i chi roi rhywbeth yn ôl i’r sector,” meddai gan wenu, “mae’n ychydig o cliché, ond mae’n rhywbeth sydd mor werth chweil. Dylech chi annog eich staff i wasanaethu fel ymddiriedolwyr hefyd gan ei fod yn dda o ran datblygiad proffesiynol parhaus (CDP).”
