AIM Heritage Trustee Newsletter April 2019/ Cylchlythyr Ymddiriedolwyr Treftadaeth AIM Ebrill 2019


AIM Heritage Trustee Newsletter April 2019

News and updates

Support for chairs of AIM member museums

England and Wales

We announced in our February newsletter that AIM has agreed to fund 30 free one-year memberships of the Association of Chairs, to give museum chairs and vice-chairs the chance to benefit from the support available from the AoC. The memberships are open on a first-come, first-served basis to chairs of AIM member museums with an income of less than £5m a year. The offer is funded in England by AIM’s ACE NPO funding, and in Wales by a new programme of support from the Welsh government.

Almost all the places have now been taken up, but we have a handful remaining. To apply, please contact Helen Farress at with a note confirming the name of your museum, your AIM membership number if known, and the annual income of the museum. We will accept applications for the remaining places on a first-come, first-served basis. Please note, applications must come from the Chair or Vice-Chair directly and are limited to one per museum.


For members in Scotland, AIM will be supporting chairs of museums to attend events organised for chairs by ACOSVO ( the Association of Chief Officers of Scottish Voluntary Organisations). ACOSVO has recently launched a chair’s network to support chairs of voluntary sector organisations in Scotland and is planning a series of events for 2019 (link: Any chairs of AIM member museums in Scotland who wish to attend one of the events can apply for an AIM training grant for travel and the event fees.

To apply for support to attend an ACOSVO Chair’s network event, please complete AIM’s training grant application form [link]. Please state clearly that your application relates to this programme and show us how you think your attendance will benefit your museum.

Applications still open for Prospering Board support in Wales

We announced in February that museum boards in Wales are now eligible to apply for support through the Prospering Boards programme, thanks to new funding from the Welsh Government through the Museums, Archives and Libraries Division. Boards can apply for up to 6 days of expert, one-to-one support from one of our Prospering Boards consultants, to help them plan for new challenges or improve their ways of working. Anyone interested in applying for the programme should contact for an informal preliminary discussion. For full details of the scheme and how to apply, please see

We have extended the deadline for expressions of interest for the first round of the programme in Wales and they must now be received by 15 May 2019.

Staffing changes at AIM

Helen Wilkinson, who has led AIM’s support for boards and trustees in recent years, left AIM at the end of March. AIM will be recruiting to two new senior positions shortly. In the meantime, for any queries about AIM’s governance programmes, please contact Emma Chaplin in the first instance:

Setting up a charity – new guidance

The Small Charities Coalition has launched new, easy-to-follow guidance on how to go about setting up a new charity. The guidance is exceptionally clear and accessible and takes potential trustees through the process step by step. Some elements will also be useful for trustees of existing charities who need help with issues like recruiting trustees.

For groups looking at establishing or taking over a museum, don’t forget AIM’s widely respected Success Guides:

New Charity Commission Strategy

The Charity Commission has set out key elements of a new strategy, to come into force this month. The new strategy will focus on holding charities to account, providing useful tools for charities and strengthening charity’s relationships with the public, after recent fundraising and safeguarding scandals. The Commission has also announced that it is working on new guidance for charities on their relationships with non-charitable organisations. We will include links in a future newsletter, when it is available.

To read the full speech announcing the new strategy, see:

Does your board need volunteer accountancy support?

The Chartered Institute of Accountants for England and Wales runs a volunteer scheme for charities. Charities can register to post advertisements for voluntary accountancy support:

In Scotland, ICAS offers a similar service for charities to post volunteer roles:

Reminder: join the Cultural Governance Alliance for practical support and networking

AIM is a founder member of the new Cultural Governance Alliance, launched late last year to help organisations from across the cultural sector work together to support the development of stronger trustees and boards. The CGA website is still in development but aims to offer a portal for resources, a calendar of events and training opportunities and support for boards seeking trustees, and individuals seeking board appointments. Many of the challenges facing small arts organisations are similar to those for museums, making it useful to look to the broader cultural sector for resources and networking. Individuals and organisations with a particular interest in governance can sign up to join for free and anyone can access the materials on its website.

Find out more here:

Spotlight on …

In each issue of the Heritage Trustee Newsletter, we bring you a profile of a board or trustee, looking at the work they do and the difference they make to their organisation. This month, we profile. Pat Machray, Trustee at the Gordon Highlanders Museum. Interview by Julie Nightingale.

Pat Machray profile

Pat Machray is currently enjoying his second stint as a trustee at the Gordon Highlanders Museum in Aberdeen.

He was chairman for three years after retiring from a career in accountancy, but he stood down to temporarily re-engage with the business world in order to help turn around a company that faced deep trouble.

That mission accomplished, Machray returned to active service on the museum board, just in time to supervise an Armistice centenary event last November that raised £50,000 towards the museum’s running costs.

“The regiment has a strong family spirit which made me want to help out, particularly as my grandfather was killed in action during World War One and my father served in the last war,” Machray adds.

“The Highlanders, who existed for 200 years until the mid-1990s, had a fearsome reputation in battle. Churchill once called it the best regiment in the world, and I think it had something to do with their appearance in kilts as well as the fact they never gave up.

“My father didn’t talk about the war too much but when he did, he was obviously very affected by the memories of friends who had died around him. These things should never be forgotten.”

On the strategic front, Machray and the chairman have also set about reviewing the governance structure to ensure it is fit for the future.

“We want to enable fast decision-making to ensure we are fleet of foot as an organisation and can respond swiftly to opportunities and challenges as they arise,” he says. “At the same time, while the structure may be streamlined, we must not compromise on the skills we require from trustees; we still need to ensure we retain an understanding of finance, collections, advocacy and other key fields.”

The museum is housed in the distinctive former home of the 19th-Century prominent Scottish artist Sir George Reid who added a tower and musicians’ gallery to the original cottage.

“Maintaining the building and the collection has become quite a significant task and it costs around £300,000 a year to run,” says Machray who brings practical experience as well as financial acumen to his role.

“With the tearoom, corporate facilities and online records, there are a lot of ‘moving parts’ and providing a great customer experience costs a lot of money.”

As the number of people with a direct link to the regiment shrinks, there is an extra challenge in keeping the museum sustainable while trying to persuade younger people that it is an important task to undertake.

Part of the answer, Machray says, lies in making people feel a connection through tales of bravery and derring-do.

The museum has almost completed its latest attraction, a facsimile World War One trench which will give visitors a very real feeling of what life and conditions were like on the frontline.

“It’s sometimes easy to forget what people went through. We don’t want to be miserable, but we do need to make it poignant,” says Machray.

Hints and tips

Are you thinking of changing your museum’s purpose?

The AIM Hallmarks framework includes a clear purpose as one of the key characteristics of a thriving heritage organisation: a successful museum is one with a purpose which directly informs decision-making, is motivating for the people who work in the organisation and is relevant for the long term.

All museum leaders need to reflect from time to time on whether a museum’s statement of purpose is up-to-date and properly reflects the museum’s evolution. A review can be an opportunity to bring trustees, volunteers and staff together around a clarified vision.  There are several case studies on the AIM website which explore the benefits of reviewing and refreshing a stated purpose:

Key points to note are:

*Museums that are charities may have to check proposed changes with the appropriate regulators. Even if changes are for clarity only, without a change of substance, it is still useful to check with regulators in advance.

*OSCR, the Scottish charity regulator, makes clear that it should be consulted on any mooted change of purpose but, generally, will only object if the purpose of the museum is no longer charitable in nature.


*The Charity Commission for England and Wales notes that charities have wide powers to amend their governing documents as the law stands. The regulations are different depending how your charity is constituted and how large its income is. For full details, see:

*There may also be tax implications (including for VAT) if the new purpose introduces a commercial element into your operation in addition to ones originally stipulated. The full report includes an example from the Scottish Maritime Museum.


Cylchlythyr Ymddiriedolwyr Treftadaeth AIM

Ebrill 2019

Y newyddion diweddaraf

Cymorth i gadeiryddion amgueddfeydd sydd yn aelodau o AIM

Lloegr a Chymru

Cyhoeddwyd yn ein cylchlythyr mis Chwefror fod AIM wedi cytuno i ariannu 30 aelodaeth hyd blwyddyn ddi-dâl o Gymdeithas y Cadeiryddion(AoC), i roi’r cyfle i gadeiryddion ac is-gadeiryddion amgueddfeydd fanteisio o’r cymorth sydd ar gael gan yr AoC. Mae’r aelodaethau ar agor ar sail cyntaf i’r felin caiff falu, i gadeiryddion amgueddfeydd sydd yn aelodau o AIM gydag incwm o lai na £5m y flwyddyn. Cyllid ACE NPO AIM sydd yn ariannu’r cynnig yn Lloegr, ac yng Nghymru, rhaglen newydd o gymorth gan Lywodraeth Cymru sydd yn darparu’r cyllid.

Mae’r mwyafrif llethol o lefydd yn llawn erbyn hyn, ond mae llond llaw gennym ar ôl. I ymgeisio, cysylltwch os gwelwch yn dda â Helen Farress ar gyda nodyn yn cadarnhau enw eich amgueddfa, eich rhif aelodaeath AIM os ydych yn ei wybod, ac incwm blynyddol yr amgueddfa. Byddwn yn derbyn ceisiadau ar gyfer y llefydd sydd ar ôl ar sail cyntaf i’r felin caiff falu. Nodwch os gwelwch yn dda, rhaid i geisiadau ddod o’r Cadeirydd neu Is-gadeirydd yn uniongyrchol, ac maent yn gyfyngedig i un i bob amgueddfa.

Yr Alban

I aelodau yn yr Alban, bydd AIM yn rhoi cymorth i gadeiryddion amgueddfeydd fynychu digwyddiadau a drefnir i gadeiryddion gan ACOSVO ( the Association of Chief Officers of Scottish Voluntary Organisations). Mae ACOSVO yn ddiweddar wedi lansio rhwydwaith i gefnogi cadeiryddion sefydliadau sector gwirfoddol yn yr Alban, ac maent yn y broses o drefnu cyfres o ddigwyddiadau ar gyfer 2019 (dolen: Gall unrhyw gadeiryddion amgueddfeydd sydd yn aelodau o AIM yn yr Alban sydd yn dymuno mynychu un o’r digwyddiadau ymgeisio ar gyfer grant hyfforddi AIM ar gyfer teithio a ffïoedd y digwyddiad.

I ymgeisio ar gyfer cymorth i fynychu digwyddiad rhwydwaith Cadeiryddion ACOSVO, cwblhewch ffurflen gais grant hyfforddi AIM os gwelwch yn dda ar Dywedwch yn glir fod eich cais yn perthyn i’r rhaglen hon a dangoswch wrthym sut ydych yn meddwl y bydd eich presenoldeb yn fanteisiol i’ch amgueddfa.

Mae ceisiadau yn dal i fod ar agor ar gyfer cymorth Prospering Boards yng Nghymru

Cyhoeddwyd ym mis Chwefror fod byrddau amgueddfa yng Ngymru yn awr yn gymwys i ymgeisio ar gyfer cymorth drwy’r rhaglen Prospering Boards, diolch i gyllid newydd gan Lywodraeth Cymru, drwy’r Is-Adran Amgueddfeydd, Archifau a Llyfrgelloedd. Gall byrddau ymgeisio ar gyfer hyd at 6 diwrnod o gymorth arbenigol un ar un gan un o’n ymgynghorwyr Propering Boards, i’w helpu i gynllunio ar gyfer heriau newydd neu wella eu ffyrdd o weithio. Dylai unrhyw un sydd â diddordeb mewn ymgeisio ar gyfer y rhaglen gysylltu ag ar gyfer trafodaeth gychwynnol anffurfiol. Am fanylion cyflawn y cynllun a sut i ymgeisio, gweler

Rydym wedi symud y dyddiad cau ar gyfer cyfleu diddordeb ar gyfer rownd gyntaf y rhaglen yng Nghymru. Rhaid derbyn y rhain erbyn 15 Mai 2019.  

Newidiadau staffio yn AIM

Roedd Helen Wilkinson, sydd wedi arwain cymorth AIM i fyrddau ac ymddiriedolwyr, yn gadael AIM ar ddiwedd mis Mawrth. Bydd AIM yn recriwtio ar gyfer dwy uwch safle newydd cyn hir.  Yn y cyfamser, ar gyfer unrhyw ymholiadau am raglenni llywodraethu AIM, cysylltwch os gwelwch yn dda ag Emma Chaplin yn y lle cyntaf:

Sefydlu Elusen – canllawiau newydd

Mae’r Cynghrair Elusennau Bach wedi lansio canllawiau newydd,  rhwydd eu dilyn ar sut i sefydlu elusen newydd. Mae’r canllawiau yn arbennig o glir a hygyrch ac yn cerdded ymddiriedolwyr drwy’r broses cam wrth gam. Bydd rhai elfennau hefyd yn ddefnyddiol ar gyfer ymddiriedolwyr elusennau sydd yn bodoli eisoes sydd angen cymorth gyda materion fel recriwtio ymddiriedolwyr.

I grwpiau sydd yn edrych ar sefydlu neu gymryd amgueddfa drosodd, peidiwch ag anghofio Canllawiau Llwyddiant  AIM sydd wedi eu parchu yn eang:

Strategaeth Comisiwn Elusen Newydd

Mae’r Comisiwn Elusen wedi amlinellu elfennau allweddol strategaeth newydd, sydd i’w gweithredu y mis hwn. Bydd y strategaeth yn canolbwyntio ar fod yn gyfrifol, darparu dulliau gweithredu defnyddiol i elusennau a chryfhau perthynasau elusen â’r cyhoedd, ar ôl y sgandaliau codi arian a diogelu diweddar. Mae’r Comisiwn hefyd wedi cyhoeddi ei fod yn gweithio ar ganllawiau newydd ar gyfer elusennau ar eu perthynas â sefydliadau nad ydynt yn elusennol. Byddwn yn cynnwys dolenni mewn cylchlythyr yn y dyfodol, pan fod y wybodaeth hon ar gael.

I ddarllen yr araith gyflawn sydd yn cyhoeddi’r strategaeth newydd, gweler:

Oes angen cymorth cyfrifyddiaeth wirfoddol ar eich bwrdd?

Mae’r Chartered Institute of Accountants for England and Wales yn cynnal cynllun gwirfoddol i elusennau. Gall elusennau gofrestru i bostio hysbysebion ar gyfer cymorth cyfrifyddiaeth wirfoddol:

Yn yr Alban, mae ICAS yn cynnig gwasanaeth tebyg i elusennau bostio rolau gwirfoddol:

Nodyn atgoffa: ymunwch â’r Gynghrair Llywodraethu Diwylliannol ar gyfer cymorth a rhwydweithio ymarferol

Mae AIM yn aelod sefydlu o’r Gynghrair Llywodraethu Diwylliannol, a lansiwyd yn hwyr y llynedd er mwyn helpu i sefydliadau o’r sector diwylliannol weithio gyda’i gilydd i gefnogi’r datblygiad o ymddiriedolwyr a byrddau cryfach. Mae gwefan y CGA yn dal i gael ei datblygu, ond ei nod yw cynnig porthol ar gyfer adnoddau, calendr o ddigwyddiadau, cyfleoedd hyfforddi a chymorth i fyrddau sydd yn chwilio am ymddiriedolwyr, ac unigolion sydd yn chwilio am benodiadau bwrdd. Mae llawer o’r heriau sydd yn wynebu sefydliadau celfyddydau bach yn debyg i’r rheiny sydd yn wynebu amgueddfeydd, felly mae’n ddefnyddiol i edrych i gyfeiriad y sector diwylliannol ehangach ar gyfer adnoddau a rhwydweithio. Gall unigolion a sefydliadau gyda diddordeb penodol mewn llywodraethu gofrestru i ymuno yn ddi-dâl a gall unrhyw un gael mynediad i’r deunyddiau ar y wefan.

Darganfyddwch ragor yma:

Taflu goleuni ar …

Ymhob rhifyn o’r Cylchlythyr Ymddiriedolwyr Treftadaeth, rydym yn cynnwys proffil o fwrdd neu ymddiriedolwr, gan edrych ar y gwaith y maent yn ei wneud a’r wahaniaeth y maent yn ei gwneud i’w sefydliad. Y mis hwn, rydym yn cyflwyno Pat Machray, ymddiriedolwr Amgueddfa y Gordon Highlanders. Cyfweliad gan Julie Nightingale.

Proffil Pat Machray

Mae Pat Machray ar hyn o bryd yn mwynhau ei ail gyfnod fel ymddiriedolwr yn Amgueddfa y Gordon Highlanders yn Aberdeen.

Roedd e’n gadeirydd am dair blynedd ar ôl ymddeol o yrfa mewn cyfrifyddiaeth, ond cymerodd seibiant dros dro er mwyn ail-ymgysylltu gyda byd busnes gyda’r nod o helpu i droi cwmni o gwmpas a oedd yn wynebu trafferth mawr.

Wedi llwyddo gyda’r nod hwnnw, dychwelodd Machray i wasanaeth gweithredol ar fwrdd yr amgueddfa, mewn pryd i oruchwylio digwyddiad canmlwyddiant y Cadoediad ym mis Tachwedd y llynedd a oedd yn codi £50,000 tuag at gostau cynnal yr amgueddfa.

“Mae ysbryd teuluol cryf gan y Gatrawd a oedd yn gwneud i mi eisiau helpu, yn enwedig gan fod fy nhadcu yn cael ei ladd wrth frwydro yn ystod y Rhyfel Byd Cyntaf, a gan fod fy nhad yn ymladd yn y rhyfel diwethaf,”ychwanegodd Machray.

“Roedd gan yr Highlanders, a oedd yn bodoli am 200 mlynedd tan canol y 1990au, enw arswydus mewn brwydr. Dywedodd Churchill unwaith mae y nhw oedd catrawd orau’r byd, ac rydw i’n meddwl mai rhywbeth i wneud â’u golwg mewn ciltiau oedd hyn, yn ogystal â’r ffaith nad oeddent byth yn rhoi’r ffidil yn y to.

“Doedd fy nhad ddim yn siarad llawer am y rhyfel, ond pan oedd e’n codi’r pwnc, roedd yn amlwg wedi ei effeithio yn fawr gan gof ei ffrindiau a laddwyd o’i gwmpas. Dylai’r pethau hyn fyth gael eu anghofio.”

O safbwynt strategaethol, mae Machray a’r cadeirydd hefyd wedi mynd ati i adolygu’r strwythur llywodraethu i sicrhau ei fod yn briodol ar gyfer y dyfodol.

“Rydym eisiau galluogi penderfyniadau cyflym er mwyn sicrhau ein bod yn weithredol fel sefydliad ac yn gallu ymateb yn gyflym i gyfleoedd a heriau wrth iddynt godi,” meddai. “Ar yr un pryd, tra bod y strwythur yn gallu bod yn syml ac effeithlon, rhaid i ni beidio â chyfaddawdi ar y sgiliau sydd angen arnom gan ymddiriedolwyr; rhaid i ni sicrhau ein bod yn cadw dealltwriaeth o gyllid, casgliadau, eiriolaeth a meysydd allweddol eraill.”

Cartref yr amgueddfa yw ty blaenorol arlunydd arwyddocaol o’r Alban o’r 19eg Ganrif, Syr George Reid a oedd yn ychwanegu twr ac oriel cerddorol i’r bwthyn gwreiddiol.

“Mae cynnal yr adeilad a’r casgliad wedi dod yn dasg eithaf sylweddol ac mae’n costio tua £300,000 y flwyddyn ,” meddai Machray sydd yn dod â phrofiad ymarferol yn ogystal â chraffter ariannol i’w rôl.

“Rhwng y ‘stafell de, cyfleusterau corfforaethol a chofnodion arlein, mae llawer o ‘rannau sydd yn symud’ ac mae darparu profiad gwych i gwsmeriaid yn costio llawer o arian.”

Wrth i’r nifer o bobl gyda chysylltiad uniongyrchol i’r gadlys leihau, mae her ychwanegol o ran cadw’r amgueddfa yn gynaliadwy wrth geisio perswadio pobl iau ei bod yn dasg bwysig i fynd i’r afael â hi.

Mae rhan o’r ateb, meddai Machray,yn ymwneud â gwneud i bobl deimlo cysylltiad trwy hanesion am ddewrder ac arwriaeth.

Mae’r amgueddfa bron wedi cwblhau ei hatyniad diweddaraf, ffos Rhyfel Byd Cyntaf wedi’i hail greu er mwyn rhoi teinmlad go iawn i ymwelwyer o sut oedd bywyd a chyflyrau ar y rheng flaen.

“Weithiau, mae’n rhwydd anghofio beth oedd hyn fel i bobl. Dydyn ni ddim eisiau bod yn ddiflas, ond mae angen i ni wneud yr atyniad yn ingol,” meddai Machray.

Cyngor cyflym

Ydych chi’n ystyried newid pwrpas eich amgueddfa?

Mae fframwaith Hallmarks AIM yn cynnwys pwrpas clir fel un o nodweddion allweddol sefydliad treftadaeth sy’n ffynnu: amgueddfa lwyddiannus yw un sydd â phwrpas sydd yn hysbysu penderfyniadau yn uniongyrchol, sydd yn ysgogi’r bobl sydd yn gweithio yn y sefydliad, ac sydd yn berthnasol yn yr hir dymor.

Rhaid i bob arweinydd amgueddfa adlewyrchu o bryd i’w gilydd ar ba un yw datganiad o bwrpas amgueddfa angen ei ddiweddaru, a pha un a ydyw’n adlewyrchu esblygiad amgueddfa yn briodol. Gall adolygiad fod yn gyfle i ddod ag ymddiriedolwyr, gwirfoddolwyr a staff at ei gilydd o gwmpas gweledigaeth glir. Mae nifer o astudiaethau achos ar wefan AIM sydd yn archwilio’r manteision o adolygu a diweddaru pwrpas amgueddfa:

Dyma’r pwyntiau allweddol i’w nodi:

*Gall fod angen i amgueddfeydd sydd yn elusennau wirio newidiadau arfaethedig gyda’r rheoleiddwyr priodol. Hyd yn oed os ydy’r newidiadau ar gyfer eglirder yn unig, heb newid sylwedd, mae’n dal i fod yn ddefnyddiol i wirio gyda rheoleiddwyr o flaen llaw.

*Mae OSCR, rheoleiddiwr elusennau yr Alban, yn ei wneud yn glir y dylid ymgynghori â nhw ar unrhyw newid pwrpas a awgrymir, ond yn gyffredinol, byddent ddim ond yn gwrthwynebu os nad ydy pwrpas yr amgueddfa yn elusennol ei natur rhagor.


*Mae Comisiwn Elusennol Lloegr a Chymru yn nodi bod gan elusennau rymoedd eang i ddiwygio eu dogfennau llywodraethu fel y mae’r gyfraith yn sefyll ar hyn o bryd. Mae’r rheoliadau yn wahanol yn dibynnu ar gyfansoddiad eich elusen a pha mor fawr yw’r incwm. Am fanylion cyflawn gweler:

*Gall fod goblygiadau treth hefyd (yn cynnwys TAW) pe bai’r pwrpas newydd yn cyflwyno elfen fasnachol i’ch gweithrediad yn ogystal â’r rhai a gafodd eu pennu yn wreiddiol. Mae’r adroddiad llawn yn cynnwys enghraifft gan Amgueddfa Forol yr Alban.



FREE membership of the Charity Finance Group for AIM members
FREE membership of the Charity Finance Group for AIM members

AIM members can now receive free membership of the Charity Finance Group. Signing up takes seconds and you can add any Trustees, staff and volunteers to your membership at no cost!

Get in touch
Advertise Your Business At AIM National Conference

You can promote your goods and services to our delegates at AIM National Conference 2019 through two affordable advertising options this year.

Advertise A Job Vacancy With AIM

Do you have a museum or heritage sector job vacancy that you would like to promote? AIM can help you find the best candidates for your role by advertising vacancies directly to the sector

Suppliers Directory

Need a product or service? Take a look at the AIM Suppliers Directory

AIM Resources Library

Find our useful series of resources covering different museum related topics here